Verwaltung von Kontakten
und Dokumenten

Korrekt gepflegte Kontakte sind die Basis für eine erfolgreiche Kommunikation mit Ihren Kunden.
Ebenso ist die Hinterlegung von Dokumenten zu Kontakten aber auch zu Objekten und Immobilien ausschlaggebend für eine effiziente Verwaltung.
Die Abbildung der Dokumentation zu Vorgängen oder Kontakten an einer zentralen Stelle ist hierfür die Grundlage.

Kontaktmanagement

Wichtig im Kundenbeziehungsprozess ist, dass alle Anfragen, Dokumente und Daten bei einem Kontakt übersichtlich hinterlegt sind. Es ist bei einem Kundenanruf sehr wertvoll, alle aktuellen Themen auf einem Blick zu erkennen: In welcher Liegenschaft wohnt der Anrufer? Wie schaut das Personenkonto des Anrufers aus? Wann und was war der letzte Kontakt? Hat der Anrufer das Gefühl, der Gesprächspartner kennt seine Anliegen und Anfragen, so entwickelt sich eine gute Vertrauensbasis und man kommt schnell zum Ergebnis.

Um effizient arbeiten zu können, ist es auch besonders wichtig, dass Adressdaten an zentraler Stelle gepflegt werden und für alle darauf zugreifenden Systeme und auch Mitarbeiter verwendbar sind.

Mit dem Kontaktmanagement von VS3+ haben Sie diesen Vorteil:

Sowohl VS3 - als kaufmännische Lösung - als auch VS3+ - als Kundenbeziehungsmanagementtool - haben die gleiche Datenbasis.

Änderungen an Stammdaten werden in beiden Systemen angezeigt. Somit kann es nicht mehr passieren, dass Telefonnummern oder Adressen unterschiedliche sind. Dies spart in der täglichen Arbeit viel Zeit und mühevolles Abgleichen - nutzen Sie diese geschenkte Zeit, um sich ihrer tatsächlichen Verwaltertätigkeit zu widmen!

Dokumenten­management

Legen Sie Vorgänge, Schriftverkehr, Urkunden und weitere Dokumente genau an den Stellen ab, zu denen sie gehören. Versehen Sie die Dokumente mit weiteren Informationen und vergeben einen sprechenden Dateinamen - über die innovative Suche oder über den direkten Einstieg an den Ablageort haben Sie die Dokumente jederzeit abrufbar zur Verfügung. Und nicht nur Sie, auch Ihre Kollegen haben Zugriff auf die gesuchten Dokumente. Über das Informationsfeld ist es möglich, Bemerkungen oder Notizen zu hinterlassen.

Bei aufbewahrungsrelevanten Dokumenten können Sie eine revisionssichere Ablage auswählen - VS3+ übernimmt für Sie die Überwachung aufbewahrungspflichtiger oder aufbewahrungswürdiger Informationen und Dokumente.

Informationen zu Kontakten hinterlegen

Hinterlegen Sie alle wichtigen Informationen zu den Kontakten.
Hierzu haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Als Notiz
Erfassen Sie wesentliches zu einem Kontakt. Informationen, die in der Zusammenarbeit mit ihren Kunden wichtig sind und die Beziehung vertiefen. Natürlich sind die Notizen auch für Ihre Kollegen einsehbar, somit ist der aktuelle Status mit dem Kunden bekannt.

Als Dokument
Jeglicher Schriftverkehr kann dem Kontakt zugeordnet werden. Kein Dokument geht mehr verloren. Briefe, die Sie über VS3+ aus einem Kontakt schreiben, werden direkt dort hinterlegt.

Als Aufgabe
Ergibt sich aus einem Kontakt eine Aufgabe, so kann diese mit Fälligkeitsdatum erfasst werden. Erfolgt die Erledigung durch einen Kollegen, so ordnen Sie die Aufgabe dem entsprechenden Verantwortlichen zu. Sie können den Verlauf der Aufgabe jederzeit über die "ToDo-Liste" verfolgen.

Alle oben genannten Möglichkeiten der Hinterlegung von Informationen sehen Sie auch in der Wirtschaftseinheit, dem Objekt oder dem Besitzverhältnis. Egal, an welcher Stelle Sie die Informationen abrufen möchten, Sie können überall und jederzeit darauf zugreifen.

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Sehr gerne setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung.

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