Vorgangsmanagement

Das Vorgangsmanagement ist ein Feature des Moduls Pro. Es fasst alle Daten zu einem Vorgang an zentraler Stelle zusammen und bietet weitere Möglichkeiten, um Geschäftspartner, Mieter und Eigentümer mit einzubinden – das ist das innovative Vorgangsmanagement von VS3+.

Was können Sie alles darüber abbilden:

  • Erstellen Sie aus einer Kundenportal-Meldung einen Auftrag
  • Vergeben Sie Reparaturaufträge an Geschäftspartner
  • Planenen Sie Sanierungsmaßnahmen wickeln Sie diese übersichtlich ab
  • usw.

Alle Mitarbeiter, die Zugriff auf die Vorgänge haben, sind immer über den aktuellen Status des Vorganges informiert.

Prozessoptimierung

Software, die durch Prozesse führt und Verwalter professionell unterstützt steigert die Effizienz im Unternehmen enorm. Verbindliche und automatisierte Vorgänge gestalten den Ablauf und den Informationsfluss einfacher. Eine Verbindung von Kundenportal und Vorgangsmanagement führt dazu, dass alle Akteure miteinander vernetzt werden und somit voneinander profitieren.

Beispielsweise können Bewohner über ein Kundenportal einen Schaden melden, über den der zuständige Verwalter umgehend informiert wird. Dieser kann den Schaden direkt in das Vorgangsmanagement übernehmen und steuern, wer alles informiert werden muss, z.B. der Hausmeister.

Über den Verlauf des Vorganges ist jederzeit der aktuelle Stand von Kollegen aus der Verwaltung einzusehen – so kann auch kurzfristig die Aufgabe von anderen übernommen werden.

Dokumenten­management

Mit dem Vorgangsmanagement werden auch zusätzliche Features zur Verwaltung Ihrer Dokumente angeboten. Neben der Erfassung von Informationen zum Dokument bietet das Vorgangsmanagement auch eine Verschlagwortung und Kategorisierung für Dokumente an. Übersichtlich zu Vorgängen oder Kontakten einsortiert, stehen Ihnen die Dokumente jederzeit und an jedem Ort zur Verfügung. Mit der Erweiterung des digitalen Dokumentenmanagements nach Kategorie und Schlagworten erhalten Sie eine noch effizientere Verwaltung Ihrer Dokumente und können umfassend Auskunft über Kunden, Lieferanten, Vorgänge und vieles mehr geben. Das Suchen nach Dokumenten verkürzt sich auf ein Minimum - sparen Sie Zeit und nutzen die digitale Dokumentenverwaltung des Vorgangsmanagement.

Auswertungs­möglichkeiten

Wird das Vorgangsmanagement vollumfänglich genutzt, haben Sie zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten über das Feature Berichtswesen. Gerade bei Nutzung des Vorgangsmanagement können Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse für die Wirtschaftseinheiten durchführen. Sie haben damit einen Bericht an der Hand, der Ihnen Unterstützung bei der Gebührenkalkulation für jede Wirtschaftseinheit bietet.

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